Лицензия. В этой статье максимально подробно расскажем про такую необходимую процедуру, как обнуление остатков алкоголя при отсутствии лицензии. Тема очень большая. Поэтому, разделим ее на две части. Сегодня рассмотрим, что можно сделать с оставшейся продукцией. 

Как Вы знаете, организации, торгующие крепким маркированным алкоголем, должны иметь лицензию. Срок ее действия определяется для каждого индивидуально, но не превышает 5 лет. По истечении этого срока лицензию можно продлить. Очень важно “не проспать” и начать переоформление лицензии заранее. Обратиться в лицензирующие органы можно за 90 дней до окончания срока ее действия. Срок рассмотрения заявки  — 30 дней, но в редких случаях это время может быть увеличено в два раза. При правильном подходе, до аннулирования старой лицензии Вы должны получить новую, что позволит не прерывать торговлю алкоголем.

Помните, хранить крепкий алкоголь без лицензии Вы можете не более двух месяцев. В ином случае, Вам не избежать проверки с конфискацией алкоголя и штрафом 150-200 тысяч рублей.

Настоятельно советуем, в первый же день работы без лицензии подумать над будущим алкоголя. Все будет зависеть от Ваших решений:

  • если ждете получения (продления) лицензии в ближайшее время предпринимать никаких действий не нужно;
  • если только-только собираетесь подавать документы на лицензию, готовьтесь экстренно избавиться от остатков при отрицательном ответе на заявку. Можно договориться с поставщиками о возврате или перенести товар на другие активные торговые точки. Все, что не успели вернуть и перенести до конца периода хранения, безжалостно списать. Такой алкоголь можно забирать на личные цели, но ни в коем случае не торговать. Если уж очень не хочется терять товар, можно оприходовать во 2 регистр “Торговый зал” других Ваших активных торговых точек по 100 бутылок в месяц. Но имейте ввиду, что контролирующим органам это может не понравиться и повлечет лишнюю заинтересованность.  На такой случай должны быть приходные документы. То есть этот способ возможен для малых объемов. И необходимо учесть, что так можно поступать только со старыми акцизными марками и не стоит злоупотреблять данной процедурой;
  • если решили завершить торговлю алкоголем. В этом случае уместным будет вернуть поставщикам и списать “под 0”;
  • если отсутствие лицензии произошло по причине смены адреса магазина внутри одной организации. В этом случае  самым удобным будет сделать ТТН внутри компании. В качестве поставщика указываем свою организацию со старым КПП, а покупателя — с новым КПП. Также тут будут уместны возвраты поставщикам и списание;
  • если решили сменить юридическое лицо (открыли новое ООО). Тут допустим только возврат поставщику и списание. Попытка переноса будет очень грубым нарушением — оптовой торговлей без лицензии. И будут штрафы обеим компаниям.

В процессе деятельности встречаются и другие ситуации, более сложные — все нужно разбирать индивидуально. С общей схемой действий ознакомиться ниже.

УТМ и ключ. Итак, когда Вы уже решили, что будете делать с остатками алкоголя, позаботьтесь о работоспособности УТМ. В день аннулирования лицензии блокируется вся работа УТМ по вашей точке. Проблема решаема двумя способами:

  1. Разблокировка в личном кабинете (). Имеется специальный функционал в разделе “Получить ключи”. Обычно на разблокировку требуется неделя. Затем УТМ активен в течение 5 дней, после чего ключ опять может заблокироваться. Процедуру активации нужно повторять до полного устранения остатков.
  2. Более безопасный и стабильный способ разблокировки. Пишете письмо в лицензирующий орган (Департамент потребительских товаров) с просьбой разблокировать УТМ для процедуры переноса, возврата поставщикам или списания. Письмо пишется на фирменном бланке, подписывается, пропечатывается. Этот способ обычно гарантирует активацию ключа до самого конца периода безнаказанного хранения остатков алкоголя. Но есть один минус — срок рассмотрения заявления составляет примерно один месяц.

Это была самая простая организационная часть. Нас ждет практика переноса остатков и возврата поставщикам, но об этом мы расскажем на следующей неделе. Очень ждем обратную связь и готовы ответить на любой вопрос.

Переходим к практике переноса и возврата поставщикам. Процедуру списания рассматривать не будем, так как она стандартная, не требует особых навыков и происходит очень просто.

Где хранятся остатки? Как при переносе, так и при возврате удостоверьтесь, что все остатки алкоголя хранятся на 1 регистре ЕГАИС. Так как все манипуляции по остаткам возможны только со склада. Если у Вас именно так, то это необычайное везение. Для Вас перенос или возврат пройдет успешно. 

Если же Вы обнаружили залежи на 2 регистре — Торговом зале, не стремитесь сразу все переносить на Склад. В остатках часто встречаются минусовые позиции. Их мы погашаем переносом со склада или оприходованием в торговый зал. Минусов на конец хранения не должно быть. Далее переходим к проверке оставшихся позиций. Можно провести выборочную проверку. Необходимо исключить фактически отсутствующий алкоголь — сравниваем наличие алкоголя в магазине с остатками ЕГАИС. Имейте ввиду, что один вид алкоголя (идентифицируем по алкокоду) может храниться как на Складе, так и в Торговом зале. Если нашлись лишние позиции — списываем их на отличные от Реализации цели. Пивную же продукцию можно оставить или же полностью списать.

Возврат продукции на склад. Процедура представляет собой восстановление истории по партиям. Информация по алкоголю на 1 регистре включает справку формы Б, то есть информацию о том, когда и кем был расфасован алкоголь. При переносе бутылок на 2 регистр эта информация теряется и учет ведется только в количестве бутылок. Это касается только алкоголя со старыми акцизными марками Новые марки не переносятся на 2 регистр.

Для возврата алкоголя на Склад удобно использовать 1С:Розницу. Отлично, если весь предыдущий учет велся в этой программе, так как история по пришедшим товарным накладным и справкам формы Б нам пригодится. Если же учет вели в другой программе, которая на данный момент еще не умеет возвращать алкоголь обратно из торгового зала на склад, придется запросить все ТТН вручную из личного кабинета ЕГАИС. 

Итак, переходим к возврату. 

На рисунке выше показано, где находится нужный нам документ. Начинаем заполнять документ данными со 2 регистра. Будет идеально, если Вы знаете по какой товарной накладной пришел алкоголь и сможете выбрать “родную” справку. Для этого необходимо посмотреть дату розлива на бутылке и найти по ней бумажную справку Б, сопровождавшую данную поставку. Процесс очень трудоемкий и затратный, поэтому чаще на практике используем способ подбора справок Б по принципу “последнего поступления”, то есть выбираем ту справку, которая пришла позже всех. Способ позволяет присвоить правильные партии большинству возвращаемых позиций, но все таки помните, что тут легко ошибиться, хотя и обнаружить ошибки почти невозможно:

  • если Вы делаете перенос внутри организации, максимально быстро примите накладную на новой точке и перенесите все на  регистр Торговой зал. Так на новой точке Вы потеряете историю по поставкам, а алкоголь у Вас будет на балансе. Но все же, это не самый оптимальный способ;
    • если Вы делаете возврат поставщику возможны два варианта:
  1. Поставщик не глядя отгрузит Вам на новую точку в новой организации. Тут как и в случае переноса внутри организации проблем нет;
  2. Поставщик забирает у Вас алкоголь (Вы договорились о возврате). В этом случае менеджер склада поставщика поднимает старые справки и сверяет даты розлива. Скорее всего, с первого раза будет отказ от ТТН с приложением списка ошибок. Тут можно уточнить номера правильных справок или даты отгрузок и сделать корректировку ТТН, которая будет принята.

Образец заполнения ТТН ниже.

Стоит отметить, что в 1С:Розница можно “проваливаться” и в алкогольную продукцию ЕГАИС, и в Справку 2 для того, чтобы посмотреть код алкогольной продукции и дату ТТН поставщика. А также рекомендуем формировать документы возвратов с ограниченным количеством наименований, так как они часто требуют корректировки, а исправлять небольшой документ всегда легче, чем весь список остатков.

“Раскидываем” остатки. Когда перенесли все на Склад, запрашиваем остатки и удостоверимся в обнулении второго регистра.  Самая сложная работа проведена. И можно приступать к отгрузке на свою новую точку или к возврату поставщику. 

Перенос на свою вторую точку в 1С:Розница оформляется документом Перемещение товаров. На рисунке ниже показано, как найти этот документ.

Рекомендуем заполнять этот документ на основании Оприходования товаров, который в свою очередь можно сделать на основании полученных остатков Со склада. В шапке проставьте Магазин/Склад поставщика и Получателя товара (в 1С:Розница Проф версии можно создать несколько организаций и точек в одной базе). Нам остается подобрать справки Б. Обращайте внимание на остатки по складу, так как перечень алкоголя со справками нужно брать оттуда. 

На последнем этапе формируем ТТН на основании только что сформированного документа. После отправки ТТН в ЕГАИС обязательно проверяем результативный протокол, все указанные ошибки проверяем.

Информация по переносу была актуальна для старых акцизных марок. Когда переносу подлежат марки нового образца, обязательно их сканируем в документ ТТН. Желательно оформлять новые и старые марки разными ТТН, так как часто приходят ошибки и исправлять однотипные документы намного проще.

Возврат товара поставщику требует абсолютно другого функционала. Самая трудоемкая часть в этой процедуре — определить принадлежность бутылок к той или иной накладной. Это можно сделать открыв справку Б. Там будет информация по дате ТТН. Наглядно можно посмотреть ниже.

Когда Вы сгруппируете все остатки по поступившим ТТН, можно приступать к возврату. Данный функционал находим: Закупки — Поступление товаров — Возврат товаров поставщикам. В документе  будут все ТТН, которые пришли от данного поставщика. Поэтому убираем лишнее и оставляем только то, что у нас есть в остатках. На основании документа Возврат поставщику можем сформировать ТТН исходящую, в виде операции ставим Возврат. Некоторые поставщики требуют указывать в основании номер и дату ТТН поставки, поэтому не делайте возврат всего товара одного поставщика в одном документе, а сразу распределяйте по поступившим ТТН.

На этом завершаем нашу практическую статью по переносам. Надеемся, что она Вам сможет помочь. Мы понимаем, что описанная процедура очень сложна и сопровождается различными проблемами. Поэтому будем рады помочь решить эти вопросы, а также помочь с автоматизацией при крупнообъемных переносах.